คอมพิวเตอร์ในงานธุรกิจ: จดหมายธุรกิจ

ความหมายของจดหมายธุรกิจ

แม้ว่าการดำเนินธุรกิจในปจจุบันจะนิยมใชโทรศัพท โทรสาร หรือจดหมาย

อิเล็กทรอนิกสในการติดต่อสื่ออสารกันเพราะมีความสะดวก และรวดเร็ว แตการเขียนจดหมายก็

ยังมีความจำเปนอยูเชนเดิม เพราะการสงโทรสาร หรอจดหมายอิเล็กทรอนิกสก็คือการเขียนจด

หมายเพียงแต่มิไดสงทางไปรษณียโทรเลข และการเขียนก็ถือวาเปนเอกสารหรือหลักฐานที่

สามารถยืนยันความถูกตอง หรือดําเนินคดีตามกฎหมายได การเขียนจดหมายธุรกิจจึงมีความจํา

เป็นสำหรับผูประกอบกิจการตาง ๆ หรือแมกระทั่งผูบริโภคที่ตองการติดตอกับหนวยงานตาง ๆ

ทางจดหมาย

จดหมายธุรกิจเปนจดหมายที่มีไปมาถึงกันระหวางองคกรธุรกิจ บริษัท หางราน รายการ

ที่นักธุรกิจจําเปนตองติดตอกันมีมากมายเชน การแนะนํา การสอบถาม การสั่งซื้อ การสงมอบ

การยกเลิกรายการ การปรับความเขาใจ การทวงหนี้เปนตน การติดตอกันทางจดหมายจึงดีกวา

การติดต่อด้วยวาจา เพราะจดหมายเก็บเปนหลักฐานอางอิงไดทุกโอกาส นอกจากนี้ยังเปนการ

ประหยัดทั้งแรงงาน เวลาและเงิน

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

มี 3 ประเภทดังนี้

1.จดหมายธุรกิจแบบไทย

2.จดหมายธุรกิจแบบราชการ

3.จดหมายธุรกิจแบบสากล

1.จดหมายธุรกิจแบบไทย เขียนคล้ายจดหมายราชการ โดยขนต ึ้ ้นด้วยคําว่า ”เรียน”

แบบฟอร์ม

ตัวอย่างจดหมาย

2.จดหมายธุรกิจแบบราชการ เป็นรูปแบบที่ วางรูปแบบเหมือนหนงสั ือราชการภายนอก โดยดัดแปลงรายละเอียดให้เหมาะสมกบหน ั ่วยงาน

แบบฟอร์ม

ตัวอย่างจดหมาย

3.จดหมายธุรกิจแบบสากล เป็นการวางรูปแบบจดหมายเหมือนกบจดหมายต่างประเทศปัจจุบันนี้มี3 แบบ คือ

3.1Full Block เป็นรูปแบบที่พิมพใหทุกบรรทัดชิดเสนกั้นหนา ยกเวน

เฉพาะสวนที่อยูผูสง (กรณีที่ใชหัวจดหมายที่พิมพสําเร็จรูปไว)

แบบฟอร์ม

ตัวอย่างจดหมาย

3.2 Modified Blockเป็นรูปแบบที่พิมพใหสวนเลขที่จดหมาย ที่อยู

ผูรับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่สงมาดวยอยูชิดเสนกั้นหนา และที่อยูผูสง วัน เดือน ปคําลงทายลายมือและชื่อเต็มอยูกลางหนากระดาษหรือคอนไปทางขวาเล็กนอย สวนเรื่องจะพิมพกึ่งกลางหนากระดาษ นอกจากนี้ในสวนขอความตองพิมพใหทุกบรรทัดของแตละยอหนาชิดเสนกั้นหนา

แบบฟอร์ม