การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร
ความหมายของเอกสาร
เอกสาร หมายถึง กระดาษที่ใช้ในธุรกิจ หนังสือ แบบฟอรืม แผนที่ และวัตถุอื่นๆที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบ แบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆ เป็นต้น
ความสำคัญของเอกสาร
ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารรเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้นอาจจะมีจำนวนน้อย แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนานๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไป ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วยช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการำปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ
1.เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2.เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3.เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4.เอกสารรเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา
1.เอกสารเป็นเสมือนความจำ
2.เอกสารใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
3.เอกสารใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อระหว่างหน่วยงาน
4.เอกสารรเป็นหลักฐานทางวัฒนธรรมและภูมิปัญญา
ประเภทของเอกสาร
เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ
1.เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสา่รที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอื่นๆอีกมากมาย วึ่งเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีส่วนสำคัญในการบริหารงานของหน่วย ที่หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่เอกสารเหล่านี้ และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานจ่อไปในอนาคตด้วย
2.เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานต้องการจะแจ้งให้พนักงานทราบก้ได้ ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ สัญญา งบการเงิน รายงานต่างๆ ของบริษัทฯ ซึ่งเอกสารต่างๆ เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้
3.เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพไฟล์จากโปรแกรม Mirosoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น